文件管理系統FAQ
疫情下,員工改為在家工作,沒有良好的管理系統,各種報表、計算表或重要文件一旦丟失,會為公司帶來損失。文件管理系統(Document Management System, DMS)是數碼辧公室的必要工具,6問6答,從文件管理系統報價到善用TVP科技券計劃資助,搵供應商迎接科技券60萬,助你增強管理效率。(其他熱門方案:2020必要的TVP科技券項目)
1) 文件管理系統是甚麼?
透過科技系統方案,可實現資訊統一管理,達至文檔共創、共享、妥存。管理者可按工作開設群組,在當中分享文檔,讓參與者根據預設權限參與文件協作;系統可追蹤文檔變化,並會為上載的文件加密,令文件安全得到保障。
2) 誰人需要文件管理系統?
5人以上的公司,只要涉及文件處理或儲存,便有需要添置文件管理系統。此外,集體創作項目 (例如市場推廣計劃書、網頁設計項目等)、涉及跨部門員工共同參與的工作,或跨公司合作管理項目時,以文件管理系統可以簡化溝通流程。
3) 文件管理系統如何簡化流程、提高效率?
行動性高:登入文件管理系統後,即可在系統中處理文件,令工作不受地域限制。
有效溝通平台:文件管理系統結合管理文檔與成員訊息的功能,成員在單一平台上可留言、跟進或回覆,告別電郵、電話、Whatsapp等千萬種溝通工具,不怕錯過任何訊息。
高效文件管理:除了有系統地儲存文檔,要搜尋所需文件,也極為快速簡單。當文件經歷不同成員修改,要追溯修改歷程或回復某一個版本,在文件管理系統中,也輕而易舉。
提高文件保安:文件管理系統的管理員可設定每個成員的權限,如限閱、修改、存取、轉發等;上傳的文件經過加密,增加文件的保安性。
巨型文檔分享:含有圖片或影片的文檔,file size往往很大,難以依賴電郵溝通,在文件管理系統分享,卻是彈指之事。
4) 文件管理系統適合哪些行業?
文件管理系統是針對多人協作模式的解決方案,可管理文字檔案、圖像、影像、語音和超連結。文件管理系統的應用方案極多,教育、會計、法律、工程、諮詢顧問、保險、出版、設計及創作等行業或涉及以檔案為基礎的項目管理工作,都可以文件管理系統輕鬆管理文件。
5) 採購文件管理系統有甚麼需要注意?
選擇文件管理系統供應商重點多,例如:如果供應商有相關行業服務經驗,在技術與設計上可看高一綫。另外,在報價前,要考慮文件管理系統是否須與其他系統對接,所有系統要求或客製化項目應在報價書中以專業IT術語列明,減少誤會。除了一次性的添置成本,也要注意月費或其他費用(例如超越儲存上限後的額外儲存費用)。科技券報價不容易,由IT專業人士報價和管理項目,可令方案有效執行。
6) 文件管理系統可以申請TVP科技券資助嗎?
可以,文件管理系統適用於TVP科技券資助。TVP科技券計劃的資助額可達HK$60萬,資助比例為項目成本的75%,除了文件管理系統的添置費用,連同文件管理系統的雲端儲存服務都可申請資助。
TVP科技券資助申請有標準程序,科技券申請獲批延誤原因多,不少企業選擇以TVP科技券顧問代勞,確保申請快夾妥。
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