科技券報價難?5步曲報價啱揾供應商!

TVP科技券報價教學 5步曲揾啱供應商

TVP科技券申請要求企業為科技券項目進行報價時,須跟從報價程序。除了要TVP科技券的審批要求,企業購置科技項目既然是為了升級和增強競爭力,報價程序便不可馬虎了事。以下文章分享如何為TVP科技券項目報價,尋找合適的TVP科技券項目供應商,為升級轉營開路。

 

先簡介TVP科技券資助計劃:在科技券下,每家合資格的企業最多可獲批6個項目,合共取得最多HK$60萬資助。科技券資助比例為項目成本的75%,即企業只須支付項目總成本的25%。

 

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科技券報價知多啲

企業要滿足TVP科技券申請程序,必須要為科技方案進行報價,並在申請TVP科技券時,一併遞交報價副本、以及所有已簽署的誠信及不合謀報價/投標確認書副本。TVP科技券報價要按項目成本取得指定數量的供應商書面報價,除非有充足的理據能說服創新科技署同意,否則便要以「價低者得」為原則。

 

TVP科技券報價要求:

TVP科技項目價值 需要提交的報價數量
<HK$50,000 最少2份書面報價
超過>HK$50,000,但不多於HK$300,000 最少3份書面報價
超過HK$300,000,但不多於HK$1,400,000 最少5份書面報價
>HK$1,400,000 公開招標

 

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科技券報價5步曲:

科技券項目報價的難度在於如何明細對方案的規格及要求並為項目設定預算,尤其是科技方案涉及IT專業技術,處理報價的員工應具備IT知識,才能為整個報價程序把關。

 

以下5步曲,讓企業逐步完成科技券項目的報價:

 

科技券報價第一步:市場收風

在進入報價程序前,企業可先以RFI(Request For Information)在市場上徵求初步資訊。在RFI內簡潔地列出項目目標和問題,以此大概掌握項目的預算和可行的技術方向。RFI不屬於報價程序,而是企業的「收風」程序。這個階段的重點在於拋出企業運作的痛點,鼓勵供應商提供不同方案或選項,讓企業得到最多的市場資訊。

 

科技券報價第二步:制定報價邀請書

RFI後,企業根據所得的資料修訂科技項目範圍,並進行RFQ(Request for Quotation)。科技券供應商會按RFQ進行報價,故此RFQ必須詳細定義科技方案或系統的規格、預計應用、驗證方式和交付日期等,企業應鼓勵供應商基於RFQ內容提供最佳的建議方案。另外,除了「價底者得」外,如果企業有其他評選的原則,便應清楚列明,以讓供應商公平地知悉報價要求。

 

科技券報價第三步:邀請供應商報價

企業在邀請TVP科技券供應商報價時,最常遇到的問題是供應商提供的服務內容與原有RFQ要求相距極大或供應商報價數量不足。前者可能由於報價邀請書的要求未夠精準,而報價數量不足或由於企業未有足夠的供應商網絡。

 

科技券報價第四步:供應商關係管理

TVP科技券要求供應商在回覆報價時,需同時簽署誠信及不合謀報價/投標確認書,供應商會估算自己取得項目的機會,如果自覺機會不高,便未必願意浪費時間。因此,報價邀請並不可漁翁撒網,而是要準確地尋找合適的潛在供應商,而且專責報價工作的員工要面見供應商,親自解釋報價要求,同時了解供應商的方案,這樣既可以提高溝通的準確度,亦能讓供應商感受到你的誠意。如果在過程中修改報價要求,便要通知所有供應商,令供應商在一致的資訊上報價。科技券審批的重點之一是公平的報價程序,而這個公平性應該反映在供應商報價單上所列報的內容。

 

科技券報價第五步:供應商報價評選

科技方案往往是一分錢一分貨,實力雄厚和服務配套質素其實都反映在價格裏。另外,每個供應商對同一個科技系統/要求可以提供不同的解決方案,所以專責員工真的要「貨比三家」,從技術層面理解方案的可行性,並審查科技供應商的技術能力及推行類似項目的往績。企業在評選科技券供應商時,除了「價低者得,方案質素和供應商的長遠發展實力都要兼顧。

 

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IT專才是成功關鍵

雖然科技券申請指引已列明項目報價應以「價低者得」為原則,但如果企業因其他因素而選擇非最低價的供應商,亦可嘗試向創科署提供理據充分的解釋。對於沒有IT專責員工或當企業要處理技術枝節複雜的報價和評選,聘請科技券顧問是可靠的解決方案。

 

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