文件管理系統FAQ

疫情下，員工改為在家工作，沒有良好的管理系統，各種報表、計算表或重要文件一旦丟失，會為公司帶來損失。文件管理系統(Document Management System, DMS)是數碼辧公室的必要工具，6問6答，從文件管理系統報價到善用TVP科技券計劃資助，搵供應商迎接科技券60萬，助你增強管理效率。(其他熱門方案：2020必要的TVP科技券項目)

 

1) 文件管理系統是甚麼？

透過科技系統方案，可實現資訊統一管理，達至文檔共創、共享、妥存。管理者可按工作開設群組，在當中分享文檔，讓參與者根據預設權限參與文件協作；系統可追蹤文檔變化，並會為上載的文件加密，令文件安全得到保障。

 

2) 誰人需要文件管理系統？

5人以上的公司，只要涉及文件處理或儲存，便有需要添置文件管理系統。此外，集體創作項目 (例如市場推廣計劃書、網頁設計項目等)、涉及跨部門員工共同參與的工作，或跨公司合作管理項目時，以文件管理系統可以簡化溝通流程。

 

3) 文件管理系統如何簡化流程、提高效率？

行動性高：登入文件管理系統後，即可在系統中處理文件，令工作不受地域限制。

有效溝通平台：文件管理系統結合管理文檔與成員訊息的功能，成員在單一平台上可留言、跟進或回覆，告別電郵、電話、Whatsapp等千萬種溝通工具，不怕錯過任何訊息。

高效文件管理：除了有系統地儲存文檔，要搜尋所需文件，也極為快速簡單。當文件經歷不同成員修改，要追溯修改歷程或回復某一個版本，在文件管理系統中，也輕而易舉。

提高文件保安：文件管理系統的管理員可設定每個成員的權限，如限閱、修改、存取、轉發等；上傳的文件經過加密，增加文件的保安性。

巨型文檔分享：含有圖片或影片的文檔，file size往往很大，難以依賴電郵溝通，在文件管理系統分享，卻是彈指之事。

 

4) 文件管理系統適合哪些行業？

文件管理系統是針對多人協作模式的解決方案，可管理文字檔案、圖像、影像、語音和超連結。文件管理系統的應用方案極多，教育、會計、法律、工程、諮詢顧問、保險、出版、設計及創作等行業或涉及以檔案為基礎的項目管理工作，都可以文件管理系統輕鬆管理文件。

 

5) 採購文件管理系統有甚麼需要注意？

選擇文件管理系統供應商重點多，例如：如果供應商有相關行業服務經驗，在技術與設計上可看高一綫。另外，在報價前，要考慮文件管理系統是否須與其他系統對接，所有系統要求或客製化項目應在報價書中以專業IT術語列明，減少誤會。除了一次性的添置成本，也要注意月費或其他費用(例如超越儲存上限後的額外儲存費用)。科技券報價不容易，由IT專業人士報價和管理項目，可令方案有效執行。

 

6) 文件管理系統可以申請TVP科技券資助嗎？

可以，文件管理系統適用於TVP科技券資助。TVP科技券計劃的資助額可達HK$60萬，資助比例為項目成本的75%，除了文件管理系統的添置費用，連同文件管理系統的雲端儲存服務都可申請資助。

TVP科技券資助申請有標準程序，科技券申請獲批延誤原因多，不少企業選擇以TVP科技券顧問代勞，確保申請快夾妥。

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